Välkommen till Svenska PENs Årsmöte 2020

Tisdag 28 april kl 18

På grund av det nya coronaviruset har styrelsen beslutat att ersätta det ordinarie årsmötet med ett årsmöte på distans. Det kommer vara en utmaning men också en möjlighet för föreningen att pröva nya vägar. Mötet kommer att genomföras som en videokonferens (Zoom). Du behöver ladda ner Zoom och du får en länk till mötet när du anmält dig till årsmötet.

För att klara ett möte på distans föreslår styrelsen:

• att alla medlemmar måste föranmäla sig till årsmötet senast torsdagen 23 april kl 12

• att alla medlemmar som vill delta måste ansluta på distans, inget deltagande i fysiska lokaler och

• att mötesordförande har möjlighet att anpassa mötesordning efter läget.

Förbered dig för årsmötet

1.    Skicka FÖRANMÄLAN senast torsdag 23 april kl 12

Anmäl dig till årsmötet genom att fylla i formuläret nedan. Endast medlemmar i Svenska PEN som betalt medlemsavgiften kan delta.

Du som anmält dig till årsmötet får en länk med inbjudan till mötet, länken skickas ut dagen före årsmötet.

2. ladda ner zoom

Ladda ner och testa zoom med en kompis.

Handlingar till årsmötet:

Frågor och svar om ÅRSMÖTET 2020

Hur ansluter jag med Zoom-appen?

Du behöver installera en app från Zoom. Den finns för dator, mobil och plattor. Välj det som passar dig bäst. Använd sedan länken i mejlet du får för att starta mötet. PENs kansli släpper in alla och stämmer av att de som kommer är Svenska PEN-medlemmar.

Hur gör jag om jag inte lyckas ansluta till mötet?

Om du inte skulle komma in till mötet inom en minut, gå ur programmet och pröva sedan igen. Vi öppnar zoom redan en timme före årsmötets början, för att ge tid för alla att ansluta. Om du fortfarande har problem, ring Anna Livion Ingvarsson på tel 073-242 27 00.

Hur gör jag om det inte fungerar?

Be oss om hjälp, ring Anna Livion Ingvarsson på 073-242 27 00. Ha gärna din telefon till hands, så att vi kan nå dig på det nummer du angav när du anmälde dig.
 

Hur ansluter jag med mobilen?

Ladda ner appen. I inbjudan så finns färdiga länkar för mobil. Använd sedan länken i mejlet du får för att starta mötet.

Talarlista - Hur begär jag ordet?

Du använder chatt-funktionen som du hittar när du håller pekaren längst ner i bilden. Skriv “jag begär ordet” i chatten, så skrivs du upp på talarlistan. Du kan också använda funktionen “Raise hand”.

Omröstning - Hur deltar jag i omröstningar?

Vid omröstning med acklamation, svarar du helt enkelt ja ifall du instämmer i frågan från ordföranden.

Vid omröstning med rösträkning, använder du funktionen “Raise hand”.

Du hittar funktionen “Raise hand” om du klickar på “Participants” som finns i verktygsfältet längst ner i bilden. I det vita fältet som dyker upp på sidan, finns knappen “Raise hands”.

Chatt-funktionen

I chatten kan du ställa frågor och begära ordet under mötet. PENs kansli är mötesadministratörer, och hjälper till att hålla koll på talarlista och chatten under mötet.

Varför flyttar vi inte på mötet?

Vi i styrelsen för Svenska PEN har tagit ett gemensamt beslut att hålla ett digitalt årsmöte. Detta beslut har vi tagit då vi tror att det är bäst för våra medlemmar, anställda på kansliet samt oss själva. Vi har övervägt att flytta mötet, men kommit fram till att det inte är ett alternativ. Vi har helt enkelt ingen aning om hur länge vi kommer befinna oss i nuvarande situation och måste säkerställa att föreningen har en av medlemmarna vald styrelse efter 31/5 (Svenska PENs stadgar § 6.1). Detta är essentiellt i kontakten med vår bank och våra bidragsgivare.

Är ett distansmöte säkert?

Precis som vid ett fysiskt årsmöte vidtas åtgärder för att kontrollera och garantera att de som deltar är medlemmar. Till exempel begränsar vi tillgången till information till endast medlemmar och deltagare kommer behöva bli godkända innan de blir insläppta i det digitala mötet. Det är av samma anledning vi ber om föranmälan, för att säkerställa att vi endast har medlemmar på mötet.

Precis som vid ett fysiskt årsmöte dokumenteras alla beslut i protokollet som är det dokument vi tillsammans skapar och som därmed har full legitimitet. Årsmötet kommer även att spelas in och därmed skapar vi ett till lager av dokumentation.

Precis som vid ett fysiskt årsmöte gör vi allt för att det ska vara tillgängligt. Vi har vid val av plattform för det digitala mötet lagt stor vikt på just tillgänglighet, därför kommer det vara möjligt att delta i mötet via dator, smartphone eller helt vanligt telefonsamtal. Vi ser dock helst att så många som möjligt ansluter via dator eller app på telefon, då det kommer underlätta för oss alla. Som vanligt kommer vi finnas tillgängliga och stötta dem som behöver hjälp med att delta i mötet.